PDF-Dateien sind gefährlich und böse, TIFF-Dateien sind revisionssicher!

Dateien allein können nicht revisionssicher sein ...

Grundsätzlich gilt immer: Aufbewahrungspflichtige Unterlagen (z.B. in Word geschriebene Ausgangsrechnungen), die Sie in ein anderes Format konvertieren (z.B. Ihr intern verwendetes Format „Inhouse-Format“), von denen sind nach den GoBD stets beide Versionen aufzubewahren!

Die GoBD fordert sogar die Verwendung von PDF bzw. PDF/A-Dateien z.B. bei per E-Mail eingegangenen Rechnungen oder eingescannten Papierbelegen!

Ein großer Vorteil von PDF-Dateien ist die Durchsuchbarkeit bzw. Volltextauswertung per OCR!

Einmal in PDF formatierte Bildformate wie TIFF oder JPEG lassen sich jedoch nicht zurück formatieren.

„TIFF-Dateien sind revisionssicher!“ Offiziell gibt es den Begriff der „Revisionssicherheit“ nicht, weder in Gesetzestexten, noch im BMF-Schreiben, noch in der GoBD, den FAIT-Dokumenten oder den PS-Dokumenten des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW).

Er ist ein Begriff, den sich die DMS-Branche ausgedacht hat und bezeichnet lediglich bestimmte Verfahren oder Systeme, die überprüfbar machen, ob nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften vorgegangen wurde. Ferner soll damit eine unzulässige Änderung (es gibt auch zulässige Änderungen!) verhindert und gleichzeitig die Reproduktionsfähigkeit der inhaltlich oder bildlich unveränderten Unterlagen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist sichergestellt werden.  

Somit ist eine TIFF-Datei nicht revisionssicherer als eine PDF-Datei!