Das schlauste DMS aller Zeiten!
Dokumente einfach archivieren und effizient verwalten
Eine Lizenz kaufen ist das Eine, aber ein vollständiges und schlüssiges Konzept erstellen das Andere. Gern erstellen wir gemeinsam mit Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Konzept und planen die Umsetzung.
Clever sein und mit ecoDMS Ihre Dokumente verwalten
Was ist ecoDMS?
Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ermöglicht es Unternehmen und Privatpersonen alle Ihre Dokumente einfach und effizient zu verwalten.
Mit ecoDMS können Sie Ihre Dokumente:
digitalisieren
verwalten
archivieren
suchen
klassifizieren
teilen
Die benutzerfreundliche Oberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen. Dank einer zentralen Sammelstelle wird die Verwaltung Ihrer Dokumente zum Kinderspiel.
Mit Hilfe der automatischen Texterkennung (OCR) und intelligenter Volltextsuchefinden Sie in Sekundenschnelle jedes Dokument wieder. Es ist völlig egal, ob Sie nach Datum, Name oder bestimmten Inhalten suchen: bei der Volltextsuche werden alle Dokumente durchgeforstet und die gewünschten Dokumente sofort geliefert. Noch nie war es so einfach, so schnell Informationen und Dokumente zu wiederzufinden.
Mit dieser Software haben Sie einen grenzenlosen Dokumentenzugriff von jedem Gerät aus. Entweder nutzen Sie die Desktop-Anwendung oder den Webclient, um jederzeit und von überall aus auf Ihre wichtigen Dokumente zuzugreifen. Egal wo Sie gerade sind, ob im Büro, zu Hause oder auf sich auf Reisen befinden.
Ordnung
& Struktur
Für wen ist ecoDMS?
Für Unternehmen
ecoDMS ist für Unternehmen eine unverzichtbare Lösung zur Optimierung der Arbeitsprozesse. Sie bietet zahlreiche Vorteile wie z. B. die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriftenwie der GoBD und der DSGVO. Auch ein wichtiger Vorteil ist die Verbesserung der Datenintegrität und Nachvollziehbarkeit sowie die Möglichkeit, Dokumente einfach und vor allem schnell zu finden. Durch eine zentrale Archivierung aller Dokumente und der digitalen Dokumentenverwaltung sparen Sie Zeit und Kosten, die Ihre Mitarbeiter sinnvoll für andere wichtige Aufgaben verwenden können.
Für Privatleute
Für Privatleute bietet ecoDMS eine übersichtliche und sichere Verwaltung wichtiger Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, Verträge, Urkunden, Zeugnisse, Versicherungspolicen, Fotos und vieles mehr.
Für jeden Anspruch und jede Branche
Das unverzichtbare Werkzeug für Jedermann!
Als die führende Dokumenten-Management-Software kann ecoDMS in jeder Branche und im Privathaushalt eingesetzt werden. Ganz gleich, ob Sie im Handel, im Gesundheitswesen, in der Industrie oder einer anderen Branche tätig sind, ecoDMS ist eine umfassende Lösung, mit der Sie alle Dokumente sicher, strukturiert und leicht zugänglich halten können.
In der Finanzbranche kann ecoDMS zum Beispiel helfen, die Compliance-Anforderungen einzuhalten und vertrauliche Informationen sicher abzuspeichern. Im Gesundheitswesen kann das DMS dazu beitragen, besser auf wichtige Patientendaten zuzugreifen, dabei aber trotzdem die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten.
In der Bildungsbranche unterstützt die Software Lehrer dabei, Lernmaterialien einfach zu speichern und zu teilen. In der Rechtsbranche wiederrum ist ecoDMS ideal zum effektiven Organisieren und Durchsuchen unzählig vieler Dokumente.
Als Privatperson können Sie mit ecoDMS alle Ihre wichtigen Dokumente (z. B. Rechnungen, Verträge, Urkunden, Steuerunteralgen etc.) sicher und übersichtlich aufbewahren.
ecoDMS – das Must-have für: Versicherungen, Schulen und Universitäten, Handwerker und Werkstätten, Land-, Agrar- und Forstwirtschaft, Logistik- und Speditionsfirmen, Immobilienwirtschaft und Hausverwaltung, Banken, Finanz- und Inkassounternehmen, Bäckerei und Fleischereibetriebe, Mediziner, Krankenhäuser und Apotheker sowie natürlich für jeden privaten Haushalt.
Mehr Zeit für das Wesentliche!
einfach | effizient | schnell
Egal, welches Format Ihre Dokumente haben – ob PDF, Word oder Excel, ob Präsentationen, Zeichnungen oder Bilder. ecoDMS ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente einfach zu organisieren und archivieren. So bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente, sortieren nach Kategorien, Datum oder ganz individuellen Schlagworten, um stets den Überblick zu behalten.
Selbst codierte X-Rechnungen lassen sich ohne Probleme speichern. Von der nahtlosen Verarbeitung eingescannter Posteingänge bis hin zur reibungslosen Archivierung digitaler Dateien und E-Mails – mit ecoDMS erhalten Sie einfach die absolut perfekte Lösung zur Archivierung all Ihrer Unterlagen.
Mit ecoDMS
ist alles
am rechten
Platz!
Automatisierung Ihrer Ablageprozesse
Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung mit ecoDMS und dem Vorlagen Designer und erleichtern sich so die Verwaltung Ihrer Dokumente. Die intelligenten Klassifizierungsvorlagen ermöglichen Ihnen eine automatische Kategorisierung und Ablage von Dokumenten wie z. B. Rechnungen, Verträgen und vieles mehr.
Mit dem integrierten Vorlagen Designer können Sie ohne Programmierkenntnisse zu besitzen ganz einfach Ihre eigenen Vorlagen erstellen. Erkannt werden die Merkmale auf Basis der von Ihnen vordefinierten Schlagwörter, Barcodes, Layouts oder bestimmten Markierungen. Die von Ihnen erstellten Klassifizierungsvorlagen werden in ecoDMS abgespeichert und können dann für die automatische Archivierung verwendet werden.
Automatisierung Ihrer Ablageprozesse
Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung mit ecoDMS und dem Vorlagen Designer und erleichtern sich so die Verwaltung Ihrer Dokumente. Die intelligenten Klassifizierungsvorlagen ermöglichen Ihnen eine automatische Kategorisierung und Ablage von Dokumenten wie z. B. Rechnungen, Verträgen und vieles mehr.
Mit dem integrierten Vorlagen Designer können Sie ohne Programmierkenntnisse zu besitzen ganz einfach Ihre eigenen Vorlagen erstellen. Erkannt werden die Merkmale auf Basis der von Ihnen vordefinierten Schlagwörter, Barcodes, Layouts oder bestimmten Markierungen. Die von Ihnen erstellten Klassifizierungsvorlagen werden in ecoDMS abgespeichert und können dann für die automatische Archivierung verwendet werden.
Intelligente Suche und automatische Texterkennung
Dank der intelligenten Volltextsuche können Sie Ihre Dokumente schnell finden, in dem Sie einfach nach bestimmten Textinhalten suchen. Ähnlich wie bei einer Google-Suche findet ecoDMS im Handumdrehen Ihre archivierten Dokumente wieder.
Selbst in Bildern wird mit der automatischen Texterkennung (OCR) Text erkannt. Wenn Sie wiederholte Suchvorgänge haben, können Sie diese bequem als Favoriten abspeichern. Gespeicherte Klassifizierungsinformationen, Metadaten und Notizen können ebenfalls bei der Recherche mit einbezogen werden. So sparen Sie unendlich viel Zeit und profitieren von den leistungsstarken Suchfunktionen.
Noch mehr Effizienz mit Erweiterungen und Integrationen
PDF/A-Drucker:
Archivieren Sie Ihre Dokumente im PDF/A-Format aus jeder druckfähigen Anwendung.
Plugins für Office-Programme:
Sie können Ihre Dokumente direkt aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice in ecoDMS abspeichern. Diese Dateien werden im PDF/A-Format und im Originalformat gespeichert, wodurch Sie im Bedarfsfalle Änderungen vornehmen und eine neue Version abspeichern können.
E-Mail-Archivierung:
Sie können Ihre E-Mails mit deren Anhängen direkt aus Outlook und Thunderbird archivieren.
Noch mehr Effizienz mit Erweiterungen und Integrationen
PDF/A-Drucker:
Archivieren Sie Ihre Dokumente im PDF/A-Format aus jeder druckfähigen Anwendung.
Plugins für Office-Programme:
Sie können Ihre Dokumente direkt aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice in ecoDMS abspeichern. Diese Dateien werden im PDF/A-Format und im Originalformat gespeichert, wodurch Sie im Bedarfsfalle Änderungen vornehmen und eine neue Version abspeichern können.
E-Mail-Archivierung:
Sie können Ihre E-Mails mit deren Anhängen direkt aus Outlook und Thunderbird archivieren.
Mit System von vorn bis hinten!
Funktionsumfang
Digitale Archivierung aller Dateien inkl. X-Rechnung
Archivieren leicht gemacht: Mit ecoDMS behalten Sie stets den Überblick!
- Sämtliche Dokumente sicher und effizient archivieren: Beginnend bei der Posteingangsbearbeitung bis hin zur Ablage digitaler Dateien und E-Mails
- Unterschiedliche Archivierungsmethoden: Client, Drag & Drop, Sidepanel, Snapshot, Plugins für Office- und E-Mail-Programme, PDF/A-Drucker und vieles mehr
- fast alle Dateiformate sind möglich: E-Mails, PDF, Office, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, X-Rechnungen, Lieferscheine usw.
- X-Rechnungen: Elektronische Rechnungen im XML-Format archivieren Sie inkl. automatischer Konvertierung ind PDF mit Volltexterkennung
- Gesetzeskonform: Revisionssicherheit, DSGVO- und GoBD-Konform
Automatisierung von Ablageprozessen
Ihre Dokumente automatisch ordnen und ablegen mit dem ecoDMS Vorlagen Designer!
Die Klassifizierungsvorlagen in ecoDMS ermöglichen eineautomatische Erkennung und Ablage der Dokumente. So funktionierts:
- Vorlage erstellen: Sie definieren Merkmale wie Barcodes, Schlagwörter, Markierungen oder Layouts für die Dokumentenklassifizierung.
- Dokumente ablegen: Dann legen Sie die Dokumente in ecoDMS ab.
- Automatische Zuordnung: Die Dokumente werden vom Vorlagen Designer erkannt und den passenden Vorlagen zugeordnet.
- Archivierung im Dunkelprozess: Ihre Dokumente werden ohne manuelles Eingreifen automatisch in ecoDMS archivert (optional).
- 2D-Barcodes: Noch schneller und einfacher zugeordnet werden Ihre Dokumente miteinem 2D-Barcode. Perfekt also für Dokumente, die in Ihrem Unternehmen erstellt und unterschrieben vom Kunden zurückkommen. Bestes Beispiel hierfür sind Lieferscheine.
Duplikaterkennung
Doppelt archivierte Dokumente finden und löschen! So schaffen Sie mit ecoDMS mehr Ordnung und sparen Speicherplatz!
- Allseits bekanntes Problem: Über die Jahre sammeln sich in jedem Unternehmen Unmengen an Dokumenten an. Es passiert so schnell, dass sich Dateien doppelt ins System schleichen und so unnötig Speicherplatz fressen.
- Die Lösung liefert ecoDMS: Spüren Sie im Handumdrehen sämtliche doppelte Dokumente ganz einfach mit der praktischen Funktion zur Duplikaterkennung auf. So können Sie mehr Ordnung und Übersicht in Ihrem Dokumentenarchiv halten, aber vor allem Speicherplatz sparen.
Aktivitäten und Historie
Revisionskonforme Änderungshistorie
Alle Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung Ihrer Dokumente wird von ecoDMS dokumentiert. Zusätzlich werden auch Benutzeraktionen wie z.B. das Öffnen, Versenden, Exportieren usw. von den Dokumenten gespeichert.
Somit sind alle getätigten Archivierungs-, Verarbeitungs- und Verwendungsschritte jederzeit nachvollziehbar. Dabei wird bei jedem Ereignis das Datum, die Uhrzeit und der Benutzername protokolliert.
Aus Datenschutzgründen ist diese Funktion nur mit entsprechender Berechtigung des Benutzers sichtbar.
Benutzerverwaltung + Gruppenverwaltung inkl. LDAP & Active Directory
Benutzer- und Gruppenverwaltung mit ecoDMS:
So verwalten Sie Ihre Benutzer und deren Berechtigungen einfach und effizient:
- Benutzer anlegen und den Gruppen zuordnen: Strukturieren Sie Ihre Mitarbeiter in übersichtlichen Gruppen, z.B. nach Abteilungen oder Projektteams.
- Festlegen individueller Berechtigungen: Sie können genau definieren, welche Funktionen und welche Dokumente jedem Benutzer oder jeder Gruppe zugänglich sind.
- Zugriffsrechte für Ordner und Dokumente: Sensible Daten können Sie mit einer optimalen Zugriffskontrolle auf der Ebene einzelner Ordner und Dokumente zuverlässig schützen.
- Anbindung an Active Directory/LDAP: Bei Bedarf können Sie Benutzer aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpfen.
Clipboard - Die virtuelle Dokumentenmappe
ecoDMS Clipboard: Die virtuellen Mappen für Ihre Dokumente!
Sie können Ihre archivierten Dokumente in virtuellen Mappen sammeln und ganz einfach mit anderen teilen.
- Ordnung schaffen: Für verschiedene Themen oder Projekte legen Sie mehrere Clipboards an.
- Dokumente einfach sammeln: Per Drag & Drop ziehen Sie die Dokumente einfach in das Clipboard.
- Mit anderen teilen: Sie können die Clipboards für eine Zusammenarbeit mit Kollegen frei geben.
- Exportieren und versenden: Den Inhalt von Clipboards können Sie per E-Mail versenden oder aber einfach exportieren und auf einem externen Speicher bzw. der eigenen Festplatte ablegen.
- Zugriffsrechte beibehalten: Die festgelegten Zugriffsrechte zu den einzelnen Dokumenten bleiben auch im Clipboard selbstverständlich erhalten.
- Bis zu 200 Dokumente pro Clipboard: Sie können bis zu 200 Dokumente in einem Clipboard speichern.
Connection Manager: Sicherer Login ins ecoDMS inkl. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Der ecoDMS Multi-User Connection Manager: Mandantenfähige Dokumentenverwaltung leichter denn je!
Beliebig viele Benutzer haben gleichzeitig Zugriff:
- Mehrer Profile: Jeder Benutzer kann individuelle Verbindungsprofile anlegen.
- Mandantenfähig: Ideal für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und auch mehreren Standorten.
- Skalierbar: Sie können die Clipboards für eine Zusammenarbeit mit Kollegen frei geben.
- Basis für weitere Funktionen: Über den Conncection-Manager können Sie Funktionen wie Snapshot 2 Archive, Sidepanel und Shortcut-Suche aktivieren.
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Mit einem zusätzlichen Faktor wie einem Code aus einer App oder E-Mail können Sie Ihre Benutzerkonten zusätzlich schützen.
Client-Server-System: Desktop-Client, Web-Client und Server
Client-Server-System
Was ist ecoDMS? Eine Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Digitale und papiergebundene Dokumente können mit ecoDMS elektronisch abgelegt, verwaltet und wiedergefunden werden.
ecoDMS besteht aus verschiedenen Software-Komponenten. Grundelemente des Systems sind:
- ecoDMS Server
- ecoDMS Client inkl. Inbox und Connection Manager
- der virtuelle PDF/A-Drucker
- Plugins für Office- und E-Mailprogramme
- Webclient
Die Software “ecoDMS Server” ist die Grundlage des gesamten Systems. Die postgreSQL-Datenbank und die Container zum Speichern aller Daten sind ebenfalls Bestandteil der Server-Installation. Weiterhin im Server enthalten sind die verfügbaren Dienste für den ecoDMS API Rest Service und den Webdienst (Web Client). Mit Server ist hier keine Hardware gemeint, sondern eine Software-Komponenten von ecoDMS.
Ansehen, Versenden, Herunterladen (exportieren) inkl. Offline Client
Dokumente einfach verwalten mit ecoDMS: Ansehen, Herunterladen und versenden
- Einfacher Zugriff: direkt in ecoDMS archivierte Dokumente öffnen, herunterladen (exportieren) oder per E-Mail versenden.
- Schneller Download: Ihre Dokumente können Sie auf dem gewünschten Datenträger speichern oder direkt im Client öffnen.
- Direkte Vorschau: Ihre PDF-Dateien können Sie sich vor dem Download im integrierten Vorschaufenster ansehen.
- Datenexport mit Offline-Funktion: Sie können ausgewählte Dokumente mit allen Informationen und Versionen exportieren und dann offline im Offline Reader für Windows-Systeme nutzen.
- Versand per E-Mail: Direkt aus dem ecoDMS heraus können Sie Ihre Dokumente versenden und mit anderen teilen.
- Flexible Dateinamen: Mit Administratoreinstellungen können Sie globale Dateinamen fürden Export und Versand vergeben.
Sichtbare Dokumente: ecoDMS legt alle archivierten Dateien im Originalformat ab. Standardmäßig wandelt ecoDMS hierbei JPG, TIFF, PNG und nicht lesbare PDF-Dateien im Hintergrund zusätzlich in eine durchsuchbare PDF-Datei um. Somit können nahezu alle heutzutage gängigen Dokumente in der Vorschau angesehen werden.
Datensicherung und Wiederherstellung
Die Sicherung und Wiederherstellung Ihrer wichtigen Dokumente und Einstellungen ist mit ecoDMS ganz einfach.
Volle Kontrolle:
- Manuelle oder automatische Datensicherung: Je nachdem wie es Ihnen lieber ist, können Sie die Datensicherung manuell per Mausklick oder automatisch nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan erstellen lassen.
- Flexible Sicherungsoptionen: Sie haben die Auswahl, alle Daten vollständig oder inkrementell sichern zu lassen. Bei der inkrementellen Sicherung werden nur die seit der letzten Sicherung vorgenommenen Änderungen gesichert.
- Umfangreiche Sicherung: Diese Sicherungs-Variante umfasst alle Dokumente, Strukturen, Einstellungen, Benutzer, Attribute und vieles mehr.
Einfache Bedienung:
- oneClick Backup: Mit der Software ecoDMS oneClick Backup erstellen Sie mit nur einem einzigen Klick ein vollständiges Backup Ihrer gesamten Daten. Die Sicherung und Wiederherstellung Ihrer Daten erfolgt über eine leicht zu verstehende Oberfläche.
- Konsolenprogramme: Für die erfahrenen Anwender unter Ihnen stehen Konsolenprogramme für Windows und Linux zur Verfügung.
Dokumente löschen: Revisionskonformes Löschen
Ein mehrstufiges Löschkonzept für absolut sichere und gesetzeskonforme Löschung von Daten
- Virtueller Papierkorb: Ihre gelöschten Dokumente werden erst einmal in einen virtuellen Papierkorb verschoben
- Autorisierte Benutzer: nur ausgewählte Benutzer dürfen Dokumente endgültig löschen
- Hinterlegte Aufbewahrungsfristen: unter Berücksichtigung der im DMS hinterlegten Aufbewahrungsfristen erfolgt die Löschung der Daten
- Unwiderrufliches Löschen: wenn Sie die endgültige Löschung vornehmen, werden die Dokumente durch ein Löschprotokoll ersetzt
- Datenschutz: Sensible Textinformationen im Aktivitätenprotokoll und in der Klassifizierung werden anonymisiert
- Zugriffskontrolle: Zugriff auf das Löschprotokoll und die anonymisierte Klassifizierung haben nur autorisierte Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen
- Gesetzestreue Archivierung: mit dem mehrstufigen Löschkonzept erfüllt ecoDMS die Anforderungen der GoBD und des Datenschutzes
Digitale Posteingangsbearbeitung: Scannen und Archivieren
ecoDMS Inbox: Die zentrale Sammelstelle für eingescannte Dokumente
- Scannen mit beliebigen Geräten: Sie können mit nahezu jedem handelsüblichen Scanner Ihre Dokumente digitalisieren
- Automatische oder manuelle Archivierung: Sie können zwischen automatischer Ablage direkt im Archiv oder zwischengeschalteter Aufbereitung in der Inbox wählen
- Umfassende Aufbereitungsfunktionen: Ihre Dokumente bearbeiten, klassifizieren und optimieren Sie direkt in der Inbox
- Scannen und Abrufen: Sie digitalisieren Ihre Dokumente und greifen direkt aus der Inbox darauf zu
- Klassifizierung: vor der Ablage im Archiv können Sie Ihre Dokumente automatisch zuordnen oder manuell klassifizieren
- Bearbeitung in der Inbox: Frei nach Ihren Wünschen können Sie Ihre Dokumente in der Inbox drehen, schneiden, Seiten einfügen und bearbeiten
- Export (Vollversion): für die Weiterverarbeitung speichern Sie Ihre Dokumente im PDF-Format
- Seitensplitting: mehrseitige Dokumente können Sie einfach in einzelne Dateien aufteilen
Dokumente sicher über das Internet teilen
Ihre Dokumente einfach und sicher über das Internet teilen
Ihre archivierten Dokumente können Sie einfach per Mausklick an Dritte weitergeben:
- Sicherer Download: Sie versenden Ihre Dokumente mit einem einzigartigen Download-Link versehen mit einem Passwort
- Individuelle Einstellungen: Sie können genau festlegen, wie lange das Dokument verfügbar ist und wer es herunterladen darf
- Fernzugriff aktivieren: achten Sie darauf, dass der Fernzugriff in den Einstellungen aktiviert ist
- Benutzerberechtigungen: Sie müssen den berechtigten Benutzern die Erlaubnis zum Teilen von Dokumenten gewähren
Dokumente miteinander verknüpfen
Dokumente miteinander verbinden
- Virtuelle Dokumentenklammer: verschiedene Dokumente können Sie zu einem zusammengehörigen “Paket” verbinden
- Hauptdokument und Verknüpfungen: Sie definieren das zentrale Hauptdokument und fügen ihm relevante Zusatzdokumente hinzu
- Transparente Darstellung: verknüpfte Dokumente werden Ihnen als klar strukturierte Untereinträge angezeigt
- Flexible Verwaltung: die Verwaltung der Verknüpfungen ist ganz einfach – erstellen, öffnen, löschen, exportieren und versenden Sie Ihre Dokumente mit nur wenigen Klicks
Einstellungen: Individuelle Anpassung auf Ihre Bedürfnisse
Flexible Anpassung an Ihre individuellen Anforderungen: egal ob Privatperson oder Unternehmen!
- Benutzerverwaltung: aktive Benutzerverbindungen verwalten
- Globale Dateinamen: Sie können Dateinamen basierend auf Dokumenteninformationen klar definieren
- Duplikaterkennung: die Archivierung doppelter Dokumente können Sie verhindern, in dem Sie die Duplikaterkennung aktivieren
- Automatische Klassifizierung: auf Basis bereits zugeordneter Dokumente können Sie Ihre Dokumente automatisch klassifizieren, wenn Sie die Klassifizierungserkennung aktivieren
- Dokumentenarten: Sie können eigene Dokumentenarten mit Aufbewahrungsfristen und Symbolen anlegen
- Ordnerstruktur: Sie erstellen Ordnerstrukturen und vergeben Berechtigungen
- Klassifizierungsattribute: Sie können die Klassifizierungsattribute mit eigenen Einträgen erweitern
- Dokumentenstatus: damit verwalten Sie den Bearbeitungsstand von Dokumenten
- Allgemeine Einstellungen: Sie können das Layout und Systemverhalten individualisieren
- Datei-Indizierung: Sie überwachen den Fortschritt der Volltextindizierung
- OCR: richten Sie ganz einfach die Texterkennung (OCR) ein
- Scaninput: Sie können Scaninput-Ordner mit entsprechender Konfiguration verwalten
- Lizenzverwaltung: aktivieren und verwalten Sie Ihre ecoDMS-Lizenz
- Datensicherung: Sie können eine automatische Datensicherung einrichten
- WEB / API: konfigurieren Sie den Zugriff via Client, Webclient und API
Moderne Benutzeroberfläche mit 2 Ansichten zur Auswahl
Moderne Benutzeroberfläche für ein intuitives Dokumentenmanagement und mit zwei Ansichten
- Moderne Kartenansicht: mit kompakten Karten verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über Ihre Dokumente
- Zoomstufen: Sie können zwischen verschiedenen Detailgraden fürdie Kartenansicht wählen
- Direkte Vorschau: Sie bekommen direkte eine Vorschau Ihres Dokuments
- Wichtige Informationen: Sie erhalten Klassifizierungs- Aktivitäts- und Versionsinformationen auf einen Blick
- Schnelle Aktionen: Sie können ganz bequem auf Funktionen wie Anzeigen, Klassifizieren und Nitzenerstellung zugreifen
- Konventionelle Tabellenansicht: Sie können auch die klassische Listenansicht mit allen relevanten Dokumenteninformationen auswählen
- Detaillierte Informationen: umfassende Informationen zu jedem Dokument stehen in einer Zeile
- Vorschau und Aktionen: leicht zugängliche Aktionen wie Vorschau, Bearbeiten, Notizenerstellung, Klassifizierung und Versionsverwaltung etc.
Klassifizierung: Dokumente (automatisch) zuordnen und berechtigen
Bringen Sie Ordnung und Sicherheit in Ihre Dokumentenverwaltung mit der Klassifizierungsfunktion von ecoDMS!
Zuordnen und Berechtigungen:
- Vergabe von Metadaten: Sie können jedem Dokumente relevante Informationen wie Ablageort, Typ, Status und Zuständigkeiten zuweisen
- Detaillierte Ablage: Dokumente einfach und schnell finden durch Volltextsuche und Klassifizierungsmerkmale
- Zugriffskontrolle: Sensible Daten schützen Sie durch die Vergabe von Zugriffsrechten für Dokumente und Ordner
- Berechtigungsvergabe: im intuitiven Klassifizierungsdialog definieren Sie die Berechtigungen
Klassifizierung leicht gemacht:
- Einzelne Dokumente: Ihre Dokumente klassifizieren Sie nacheinander manuell per Dialog
- Massenklassifizierung: Sie können mehrere Dokumente mit identischen Informationen gleichzeitig bearbeiten
- Mehrfachklassifizierung: ohne das Dokument mehrfach abzulegen, können Sie ihm mehrere Klassifizierungen zuweisen
- Automatische Klassifizierung: Verwenden Sie Vorlagen für eine automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung Ihrer Dokumente
- Klassifizierungserkennung: wenn ein Dokument einem bereits archivierten und klassifiziertem Dokument ähnelt, kann das Dokument automatisch vom System klassifiziert werden
Komfortable Dokumentenvorschau:
- Direkte Vorschau: im Klassifizierungsdialog könne Sie ein direkte Vorschau des Dokuments sehen (PDF)
- Automatische Texterkennung: Sie können direkt aus der Vorschau bestimmte Testpassagen und Datumfelder in die Klassifizierung übernehmen
Office und E-Mail Plugins
Integrieren Sie die Dokumentenarchivierung mit den ecoDMS Office- und E-Mail-Plugins direkt in Ihren Arbeitsalltag!
Archivieren Sie Dokumente direkt aus:
- LibreOffice / OpenOffice:Writer, Calc und Impress
- Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint und Outlook
- Mozilla Thunderbird
Vorteile:
- Direkte Archivierung: Sie sparen viel Zeit und Arbeitsschritte durch die direkte Integration in Ihre Office- und E-Mail-Programme
- Langfristige Verfügbarkeit: Sie archivieren Ihre Dokumente einfach im PDF/A-Format und zusätzlich im Originalformat
- Versionsverwaltung: behalten Sie den Überblick über sämtliche Versionen Ihrer Office-Dokumente
- Automatische Klassifizierung: Ihre Dokumente ordnen Sie automatisch mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen
- Manuelle Klassifizierung: Sie können Ihre Dokumente natürlich auch manuell ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen klassifizieren
Funktionen im Office-Plugin:
- Archivieren aus Office: Sie können Ihre Dokumente direkt aus Word, Excel, PowerPoint usw. in ecoDMS speichern
- Öffnen und Bearbeiten: Sie öffnen Ihre Dokumente bequem in Ihrem Office-Programm und können sie dort bearbeiten und als neue Version speichern
- Neu archivieren: Ihre Office-Dokumente können Sie auch ganz einfach als neue Datei im Archiv ablegen
Notizen in ecoDMS: Der digitale gelbe "Post-it"
Der digitale gelbe Klebezettel!
Den digitalen “gelben Klebezettel” können Sie für wichtige Notizen und Informationen direkt zu Ihren Dokumenten hinterlegen.
- Schnelle Information: wichtige Stichworte, Erinnerungen oder andere Kommentare können sie ganz einfach direkt zu Ihrem Dokument notieren
- Gemeinsame Nutzung: alle Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten zu diesem Dokument können diese Notizen sehen, bearbeiten, ergänzen und sogar löschen
- Volltextsuche: bei der Volltextsuche werden auch die Notizen automatisch mit einbezogen und sind so schnell wiederauffindbar
ecoMS PDF-Editor: Bearbeiten, Stempeln und Schwärzen von archivierten PDF`s
Der ecoDMS PDF Editor: bearbeiten, stempeln und schwärzen von archivierten PDF`s!
Der PDF Editor ist für alle archivierten PDF`s mit Dokumentenvorschau verfügbar, die auch zur weiteren Bearbeitung und Klassifizierung freigegeben sind.
- Annotationen: Sie können Ihrem PDF Kommentare, Bilder, Textmarker, Zeit- oder Benutzerinformationen hinzufügen
- Digitale Stempel: z.B. für Prüf- oder Eingangsvermerke können Sie individuelle Stempel erstellen
- Versionierung: Jede getätigte Änderung wird als eine neue Version gespeichert. Das Originaldokument bleibt dabei erhalten
- Textmarkierungen: in verschiedenen Farben können Sie Textstellen markieren und Notizen hinzufügen
- Prüfberichte: auf Basis der gemachten Markierungen und Notizen können Sie PDF-Berichte erstellen
- Suche und Export: finden und exportieren Sie Ihre Dokumente schnell anhand der Markierungen und Notizen
PDF/A-Drucker: Archivierung aus Drittanwendungen
Schnell und einfach archivieren Sie Ihre Dokumente aus beliebigen Programmen mit dem virtuellen PDF/A-Drucker von ecoDMS!
- Schnelle und einfache Archivierung: Sie können aus jedem druckfähigen Programm Ihre Dokumente archivieren
- Langfristige Verfügbarkeit: archivieren Sie Ihre Dokumente langfristig im zukunftssicheren PDF/A-Format
- Automatische Klassifizierung: mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen ordnen Sie Ihre Dokumente automatisch im Archiv zu
- Manuelle Klassifizierung: Sie behalten die Kontrolle, in dem Sie Ihre Dokumente manuell und nach Ihren individuellen Bedürfnissen klassifizieren
Der PDF/A-Drucker ermöglicht über die Druckfunktion eines Programms z.B. die Archivierung von
- Geschäftsbriefen aus Textverarbeitungsprogrammen
- Rechnungen aus der Buchhaltungssoftware
- technischen Zeichnungen aus CAD-Programmen
- Inhalten von Webseiten
Snapshot 2 Archive: Bildschirmfotos archivieren
Erstellte Bildschirmfotos einfach archivieren!
- Über die Funktion “Snapshot to Archive” können Sie Bildschirmfotos erstellen und sofort in ecoDMS archivieren.
- Diese Funktion ist auch im Connection Manager eingebaut und kann von da aus per eigens festgelegtem Tastenkürzel aufgerufen werden.
- Diese Snapshot`s können für beliebige Bereich des Bildschirms erstellt werden.
- Bei der Archivierung wird das erstellte Bild als durchbares PDF abgelegt.
Suche, Filter, Favoriten und Volltexterkennung (OCR)
ecoDMS Suche, Filter und Favoriten: damit finden Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen!
Dokumente schnell und einfach finden mit der intelligenten Such- und Filterfunktion von ecoDMS!
- Automatische Volltexterkennung (OCR – durchsuchbare Dokumente): der Text Ihrer Dokumente werden von ecoDMS automatische durchsucht und indiziert, so dass Sie diese ganz einfach per Suchbegriff finden können
- Schnelle Volltextsuche: finden Sie Ihre Dokumente blitzschnell nach Klassifizierungsattributen, Notizen, Inhalten und Metadaten
- Erweitere Suche: mit zahlreichen Filtern und Operatoren können Sie Ihre Suche gezielt verfeinern
- Favoriten: wiederkehrende Suchanfragen können Sie für den schnelleren Zugriff speichern
- Vorgefertigte Suchen: auch anhand des Datums (z.B. heute, letzte Woche, dieses Jahr) können Sie Ihre Dokumente schnell finden
- Globale Favoriten: Sie können Ihre Suchanfragen auch mit anderen Benutzern und Gruppen teilen
Versionsverwaltung für Dokumente
Behalten Sie stets den Überblick über die Änderungen Ihrer Dokumente!
- Versionierung: Sie können beliebig viele Versionen Ihres Dokuments archivieren
- Originaldatei und PDF: Sie speichern sowohl die Originaldatei, als auch das von ecoDMS erzeugte PDF (Office Plugin)
- Versionshinweise: optional können Sie zu jeder Version einen Kommentar hinzufügen
- Benutzerfreundliche Verwaltung: sämtliche Versionen können Sie einfach und intuitiv verwalten
- Integration mit Office-Plugin: profitieren Sie von einer nahtlosen Integration mit den ecoDMS Office-Plugins
- Transparenz: über alle gemachten Änderungen an Ihren Dokumenten behalten Sie stets den Überblick
- Nachvollziehbarkeit: Sie können den Änderungsprozess Ihres Dokuments genau nachverfolgen
Webclient für Smartphone, Tablet und PC
Webclient
Über den Internetbrowser können Sie mit dem Webclient unabhängig von der Plattform und dem Standort am PC, Laptop, Smartphone oder Tablet auf ecoDMS zugreifen. Die Aktivierung dieser Webfunktion erfolgt vom zuständigen ecoDMS Administrator in den Einstellungen des DMS. Der Webclient kann sowohl über das interne Netzwerk, als auch bei Bedarf von außen (externer Fernzugriff) erreicht werden.
Online-Funktionen im Überblick
- Dokumente archivieren
- Vorschaufenster (PDF)
- Dokumente herunterladen
- Dokumente klassifizieren und berechtigen
- Notizen erstellen, bearbeiten und löschen
- Versionen hinzufügen und herunterladen
- Suchfunktionen, Filter und Favoriten
- Inbox: gescannte Dokumente abrufen
- Inbox: Dokumente hochladen
- Inbox: Dokumente klassifizieren und archivieren
- Papierkorb: Dokumente verschieben und wiederherstellen
Blitzschnelles Digitalisieren und Archivieren sogar im Home-Office
Dank morderner Technik in der Software (Client-Server-System) kann auch eine sichere, schnelle und einfache Einbindung von ecoDMS in Ihrem Home-Office erfolgen. Mit nur wenigen Mausklicks ist ecoDMS im Home-Office via Fernzugriff auf das Dokumenten-Management-System aktiviert.
Funktionsumfang
Digitale Archivierung aller Dateien inkl. X-Rechnung
Archivieren leicht gemacht: Mit ecoDMS behalten Sie stets den Überblick!
- Sämtliche Dokumente sicher und effizient archivieren: Beginnend bei der Posteingangsbearbeitung bis hin zur Ablage digitaler Dateien und E-Mails
- Unterschiedliche Archivierungsmethoden: Client, Drag & Drop, Sidepanel, Snapshot, Plugins für Office- und E-Mail-Programme, PDF/A-Drucker und vieles mehr
- fast alle Dateiformate sind möglich: E-Mails, PDF, Office, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, X-Rechnungen, Lieferscheine usw.
- X-Rechnungen: Elektronische Rechnungen im XML-Format archivieren Sie inkl. automatischer Konvertierung ind PDF mit Volltexterkennung
- Gesetzeskonform: Revisionssicherheit, DSGVO- und GoBD-Konform
Automatisierung von Ablageprozessen
Ihre Dokumente automatisch ordnen und ablegen mit dem ecoDMS Vorlagen Designer!
Die Klassifizierungsvorlagen in ecoDMS ermöglichen eineautomatische Erkennung und Ablage der Dokumente. So funktionierts:
- Vorlage erstellen: Sie definieren Merkmale wie Barcodes, Schlagwörter, Markierungen oder Layouts für die Dokumentenklassifizierung.
- Dokumente ablegen: Dann legen Sie die Dokumente in ecoDMS ab.
- Automatische Zuordnung: Die Dokumente werden vom Vorlagen Designer erkannt und den passenden Vorlagen zugeordnet.
- Archivierung im Dunkelprozess: Ihre Dokumente werden ohne manuelles Eingreifen automatisch in ecoDMS archivert (optional).
- 2D-Barcodes: Noch schneller und einfacher zugeordnet werden Ihre Dokumente miteinem 2D-Barcode. Perfekt also für Dokumente, die in Ihrem Unternehmen erstellt und unterschrieben vom Kunden zurückkommen. Bestes Beispiel hierfür sind Lieferscheine.
Duplikaterkennung
Doppelt archivierte Dokumente finden und löschen! So schaffen Sie mit ecoDMS mehr Ordnung und sparen Speicherplatz!
- Allseits bekanntes Problem: Über die Jahre sammeln sich in jedem Unternehmen Unmengen an Dokumenten an. Es passiert so schnell, dass sich Dateien doppelt ins System schleichen und so unnötig Speicherplatz fressen.
- Die Lösung liefert ecoDMS: Spüren Sie im Handumdrehen sämtliche doppelte Dokumente ganz einfach mit der praktischen Funktion zur Duplikaterkennung auf. So können Sie mehr Ordnung und Übersicht in Ihrem Dokumentenarchiv halten, aber vor allem Speicherplatz sparen.
Aktivitäten und Historie
Revisionskonforme Änderungshistorie
Alle Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung Ihrer Dokumente wird von ecoDMS dokumentiert. Zusätzlich werden auch Benutzeraktionen wie z.B. das Öffnen, Versenden, Exportieren usw. von den Dokumenten gespeichert.
Somit sind alle getätigten Archivierungs-, Verarbeitungs- und Verwendungsschritte jederzeit nachvollziehbar. Dabei wird bei jedem Ereignis das Datum, die Uhrzeit und der Benutzername protokolliert.
Aus Datenschutzgründen ist diese Funktion nur mit entsprechender Berechtigung des Benutzers sichtbar.
Benutzerverwaltung + Gruppenverwaltung inkl. LDAP & Active Directory
Benutzer- und Gruppenverwaltung mit ecoDMS:
So verwalten Sie Ihre Benutzer und deren Berechtigungen einfach und effizient:
- Benutzer anlegen und den Gruppen zuordnen: Strukturieren Sie Ihre Mitarbeiter in übersichtlichen Gruppen, z.B. nach Abteilungen oder Projektteams.
- Festlegen individueller Berechtigungen: Sie können genau definieren, welche Funktionen und welche Dokumente jedem Benutzer oder jeder Gruppe zugänglich sind.
- Zugriffsrechte für Ordner und Dokumente: Sensible Daten können Sie mit einer optimalen Zugriffskontrolle auf der Ebene einzelner Ordner und Dokumente zuverlässig schützen.
- Anbindung an Active Directory/LDAP: Bei Bedarf können Sie Benutzer aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpfen.
Clipboard - Die virtuelle Dokumentenmappe
ecoDMS Clipboard: Die virtuellen Mappen für Ihre Dokumente!
Sie können Ihre archivierten Dokumente in virtuellen Mappen sammeln und ganz einfach mit anderen teilen.
- Ordnung schaffen: Für verschiedene Themen oder Projekte legen Sie mehrere Clipboards an.
- Dokumente einfach sammeln: Per Drag & Drop ziehen Sie die Dokumente einfach in das Clipboard.
- Mit anderen teilen: Sie können die Clipboards für eine Zusammenarbeit mit Kollegen frei geben.
- Exportieren und versenden: Den Inhalt von Clipboards können Sie per E-Mail versenden oder aber einfach exportieren und auf einem externen Speicher bzw. der eigenen Festplatte ablegen.
- Zugriffsrechte beibehalten: Die festgelegten Zugriffsrechte zu den einzelnen Dokumenten bleiben auch im Clipboard selbstverständlich erhalten.
- Bis zu 200 Dokumente pro Clipboard: Sie können bis zu 200 Dokumente in einem Clipboard speichern.
Connection Manager: Sicherer Login ins ecoDMS inkl. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Der ecoDMS Multi-User Connection Manager: Mandantenfähige Dokumentenverwaltung leichter denn je!
Beliebig viele Benutzer haben gleichzeitig Zugriff:
- Mehrer Profile: Jeder Benutzer kann individuelle Verbindungsprofile anlegen.
- Mandantenfähig: Ideal für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und auch mehreren Standorten.
- Skalierbar: Sie können die Clipboards für eine Zusammenarbeit mit Kollegen frei geben.
- Basis für weitere Funktionen: Über den Conncection-Manager können Sie Funktionen wie Snapshot 2 Archive, Sidepanel und Shortcut-Suche aktivieren.
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Mit einem zusätzlichen Faktor wie einem Code aus einer App oder E-Mail können Sie Ihre Benutzerkonten zusätzlich schützen.
Client-Server-System: Desktop-Client, Web-Client und Server
Client-Server-System
Was ist ecoDMS? Eine Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Digitale und papiergebundene Dokumente können mit ecoDMS elektronisch abgelegt, verwaltet und wiedergefunden werden.
ecoDMS besteht aus verschiedenen Software-Komponenten. Grundelemente des Systems sind:
- ecoDMS Server
- ecoDMS Client inkl. Inbox und Connection Manager
- der virtuelle PDF/A-Drucker
- Plugins für Office- und E-Mailprogramme
- Webclient
Die Software “ecoDMS Server” ist die Grundlage des gesamten Systems. Die postgreSQL-Datenbank und die Container zum Speichern aller Daten sind ebenfalls Bestandteil der Server-Installation. Weiterhin im Server enthalten sind die verfügbaren Dienste für den ecoDMS API Rest Service und den Webdienst (Web Client). Mit Server ist hier keine Hardware gemeint, sondern eine Software-Komponenten von ecoDMS.
Ansehen, Versenden, Herunterladen (exportieren) inkl. Offline Client
Dokumente einfach verwalten mit ecoDMS: Ansehen, Herunterladen und versenden
- Einfacher Zugriff: direkt in ecoDMS archivierte Dokumente öffnen, herunterladen (exportieren) oder per E-Mail versenden.
- Schneller Download: Ihre Dokumente können Sie auf dem gewünschten Datenträger speichern oder direkt im Client öffnen.
- Direkte Vorschau: Ihre PDF-Dateien können Sie sich vor dem Download im integrierten Vorschaufenster ansehen.
- Datenexport mit Offline-Funktion: Sie können ausgewählte Dokumente mit allen Informationen und Versionen exportieren und dann offline im Offline Reader für Windows-Systeme nutzen.
- Versand per E-Mail: Direkt aus dem ecoDMS heraus können Sie Ihre Dokumente versenden und mit anderen teilen.
- Flexible Dateinamen: Mit Administratoreinstellungen können Sie globale Dateinamen fürden Export und Versand vergeben.
Sichtbare Dokumente: ecoDMS legt alle archivierten Dateien im Originalformat ab. Standardmäßig wandelt ecoDMS hierbei JPG, TIFF, PNG und nicht lesbare PDF-Dateien im Hintergrund zusätzlich in eine durchsuchbare PDF-Datei um. Somit können nahezu alle heutzutage gängigen Dokumente in der Vorschau angesehen werden.
Datensicherung und Wiederherstellung
Die Sicherung und Wiederherstellung Ihrer wichtigen Dokumente und Einstellungen ist mit ecoDMS ganz einfach.
Volle Kontrolle:
- Manuelle oder automatische Datensicherung: Je nachdem wie es Ihnen lieber ist, können Sie die Datensicherung manuell per Mausklick oder automatisch nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan erstellen lassen.
- Flexible Sicherungsoptionen: Sie haben die Auswahl, alle Daten vollständig oder inkrementell sichern zu lassen. Bei der inkrementellen Sicherung werden nur die seit der letzten Sicherung vorgenommenen Änderungen gesichert.
- Umfangreiche Sicherung: Diese Sicherungs-Variante umfasst alle Dokumente, Strukturen, Einstellungen, Benutzer, Attribute und vieles mehr.
Einfache Bedienung:
- oneClick Backup: Mit der Software ecoDMS oneClick Backup erstellen Sie mit nur einem einzigen Klick ein vollständiges Backup Ihrer gesamten Daten. Die Sicherung und Wiederherstellung Ihrer Daten erfolgt über eine leicht zu verstehende Oberfläche.
- Konsolenprogramme: Für die erfahrenen Anwender unter Ihnen stehen Konsolenprogramme für Windows und Linux zur Verfügung.
Dokumente löschen: Revisionskonformes Löschen
Ein mehrstufiges Löschkonzept für absolut sichere und gesetzeskonforme Löschung von Daten
- Virtueller Papierkorb: Ihre gelöschten Dokumente werden erst einmal in einen virtuellen Papierkorb verschoben
- Autorisierte Benutzer: nur ausgewählte Benutzer dürfen Dokumente endgültig löschen
- Hinterlegte Aufbewahrungsfristen: unter Berücksichtigung der im DMS hinterlegten Aufbewahrungsfristen erfolgt die Löschung der Daten
- Unwiderrufliches Löschen: wenn Sie die endgültige Löschung vornehmen, werden die Dokumente durch ein Löschprotokoll ersetzt
- Datenschutz: Sensible Textinformationen im Aktivitätenprotokoll und in der Klassifizierung werden anonymisiert
- Zugriffskontrolle: Zugriff auf das Löschprotokoll und die anonymisierte Klassifizierung haben nur autorisierte Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen
- Gesetzestreue Archivierung: mit dem mehrstufigen Löschkonzept erfüllt ecoDMS die Anforderungen der GoBD und des Datenschutzes
Digitale Posteingangsbearbeitung: Scannen und Archivieren
ecoDMS Inbox: Die zentrale Sammelstelle für eingescannte Dokumente
- Scannen mit beliebigen Geräten: Sie können mit nahezu jedem handelsüblichen Scanner Ihre Dokumente digitalisieren
- Automatische oder manuelle Archivierung: Sie können zwischen automatischer Ablage direkt im Archiv oder zwischengeschalteter Aufbereitung in der Inbox wählen
- Umfassende Aufbereitungsfunktionen: Ihre Dokumente bearbeiten, klassifizieren und optimieren Sie direkt in der Inbox
- Scannen und Abrufen: Sie digitalisieren Ihre Dokumente und greifen direkt aus der Inbox darauf zu
- Klassifizierung: vor der Ablage im Archiv können Sie Ihre Dokumente automatisch zuordnen oder manuell klassifizieren
- Bearbeitung in der Inbox: Frei nach Ihren Wünschen können Sie Ihre Dokumente in der Inbox drehen, schneiden, Seiten einfügen und bearbeiten
- Export (Vollversion): für die Weiterverarbeitung speichern Sie Ihre Dokumente im PDF-Format
- Seitensplitting: mehrseitige Dokumente können Sie einfach in einzelne Dateien aufteilen
Dokumente sicher über das Internet teilen
Ihre Dokumente einfach und sicher über das Internet teilen
Ihre archivierten Dokumente können Sie einfach per Mausklick an Dritte weitergeben:
- Sicherer Download: Sie versenden Ihre Dokumente mit einem einzigartigen Download-Link versehen mit einem Passwort
- Individuelle Einstellungen: Sie können genau festlegen, wie lange das Dokument verfügbar ist und wer es herunterladen darf
- Fernzugriff aktivieren: achten Sie darauf, dass der Fernzugriff in den Einstellungen aktiviert ist
- Benutzerberechtigungen: Sie müssen den berechtigten Benutzern die Erlaubnis zum Teilen von Dokumenten gewähren
Dokumente miteinander verknüpfen
Dokumente miteinander verbinden
- Virtuelle Dokumentenklammer: verschiedene Dokumente können Sie zu einem zusammengehörigen “Paket” verbinden
- Hauptdokument und Verknüpfungen: Sie definieren das zentrale Hauptdokument und fügen ihm relevante Zusatzdokumente hinzu
- Transparente Darstellung: verknüpfte Dokumente werden Ihnen als klar strukturierte Untereinträge angezeigt
- Flexible Verwaltung: die Verwaltung der Verknüpfungen ist ganz einfach – erstellen, öffnen, löschen, exportieren und versenden Sie Ihre Dokumente mit nur wenigen Klicks
Einstellungen: Individuelle Anpassung auf Ihre Bedürfnisse
Flexible Anpassung an Ihre individuellen Anforderungen: egal ob Privatperson oder Unternehmen!
- Benutzerverwaltung: aktive Benutzerverbindungen verwalten
- Globale Dateinamen: Sie können Dateinamen basierend auf Dokumenteninformationen klar definieren
- Duplikaterkennung: die Archivierung doppelter Dokumente können Sie verhindern, in dem Sie die Duplikaterkennung aktivieren
- Automatische Klassifizierung: auf Basis bereits zugeordneter Dokumente können Sie Ihre Dokumente automatisch klassifizieren, wenn Sie die Klassifizierungserkennung aktivieren
- Dokumentenarten: Sie können eigene Dokumentenarten mit Aufbewahrungsfristen und Symbolen anlegen
- Ordnerstruktur: Sie erstellen Ordnerstrukturen und vergeben Berechtigungen
- Klassifizierungsattribute: Sie können die Klassifizierungsattribute mit eigenen Einträgen erweitern
- Dokumentenstatus: damit verwalten Sie den Bearbeitungsstand von Dokumenten
- Allgemeine Einstellungen: Sie können das Layout und Systemverhalten individualisieren
- Datei-Indizierung: Sie überwachen den Fortschritt der Volltextindizierung
- OCR: richten Sie ganz einfach die Texterkennung (OCR) ein
- Scaninput: Sie können Scaninput-Ordner mit entsprechender Konfiguration verwalten
- Lizenzverwaltung: aktivieren und verwalten Sie Ihre ecoDMS-Lizenz
- Datensicherung: Sie können eine automatische Datensicherung einrichten
- WEB / API: konfigurieren Sie den Zugriff via Client, Webclient und API
Moderne Benutzeroberfläche mit 2 Ansichten zur Auswahl
Moderne Benutzeroberfläche für ein intuitives Dokumentenmanagement und mit zwei Ansichten
- Moderne Kartenansicht: mit kompakten Karten verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über Ihre Dokumente
- Zoomstufen: Sie können zwischen verschiedenen Detailgraden fürdie Kartenansicht wählen
- Direkte Vorschau: Sie bekommen direkte eine Vorschau Ihres Dokuments
- Wichtige Informationen: Sie erhalten Klassifizierungs- Aktivitäts- und Versionsinformationen auf einen Blick
- Schnelle Aktionen: Sie können ganz bequem auf Funktionen wie Anzeigen, Klassifizieren und Nitzenerstellung zugreifen
- Konventionelle Tabellenansicht: Sie können auch die klassische Listenansicht mit allen relevanten Dokumenteninformationen auswählen
- Detaillierte Informationen: umfassende Informationen zu jedem Dokument stehen in einer Zeile
- Vorschau und Aktionen: leicht zugängliche Aktionen wie Vorschau, Bearbeiten, Notizenerstellung, Klassifizierung und Versionsverwaltung etc.
Klassifizierung: Dokumente (automatisch) zuordnen und berechtigen
Bringen Sie Ordnung und Sicherheit in Ihre Dokumentenverwaltung mit der Klassifizierungsfunktion von ecoDMS!
Zuordnen und Berechtigungen:
- Vergabe von Metadaten: Sie können jedem Dokumente relevante Informationen wie Ablageort, Typ, Status und Zuständigkeiten zuweisen
- Detaillierte Ablage: Dokumente einfach und schnell finden durch Volltextsuche und Klassifizierungsmerkmale
- Zugriffskontrolle: Sensible Daten schützen Sie durch die Vergabe von Zugriffsrechten für Dokumente und Ordner
- Berechtigungsvergabe: im intuitiven Klassifizierungsdialog definieren Sie die Berechtigungen
Klassifizierung leicht gemacht:
- Einzelne Dokumente: Ihre Dokumente klassifizieren Sie nacheinander manuell per Dialog
- Massenklassifizierung: Sie können mehrere Dokumente mit identischen Informationen gleichzeitig bearbeiten
- Mehrfachklassifizierung: ohne das Dokument mehrfach abzulegen, können Sie ihm mehrere Klassifizierungen zuweisen
- Automatische Klassifizierung: Verwenden Sie Vorlagen für eine automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung Ihrer Dokumente
- Klassifizierungserkennung: wenn ein Dokument einem bereits archivierten und klassifiziertem Dokument ähnelt, kann das Dokument automatisch vom System klassifiziert werden
Komfortable Dokumentenvorschau:
- Direkte Vorschau: im Klassifizierungsdialog könne Sie ein direkte Vorschau des Dokuments sehen (PDF)
- Automatische Texterkennung: Sie können direkt aus der Vorschau bestimmte Testpassagen und Datumfelder in die Klassifizierung übernehmen
Office und E-Mail Plugins
Integrieren Sie die Dokumentenarchivierung mit den ecoDMS Office- und E-Mail-Plugins direkt in Ihren Arbeitsalltag!
Archivieren Sie Dokumente direkt aus:
- LibreOffice / OpenOffice:Writer, Calc und Impress
- Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint und Outlook
- Mozilla Thunderbird
Vorteile:
- Direkte Archivierung: Sie sparen viel Zeit und Arbeitsschritte durch die direkte Integration in Ihre Office- und E-Mail-Programme
- Langfristige Verfügbarkeit: Sie archivieren Ihre Dokumente einfach im PDF/A-Format und zusätzlich im Originalformat
- Versionsverwaltung: behalten Sie den Überblick über sämtliche Versionen Ihrer Office-Dokumente
- Automatische Klassifizierung: Ihre Dokumente ordnen Sie automatisch mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen
- Manuelle Klassifizierung: Sie können Ihre Dokumente natürlich auch manuell ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen klassifizieren
Funktionen im Office-Plugin:
- Archivieren aus Office: Sie können Ihre Dokumente direkt aus Word, Excel, PowerPoint usw. in ecoDMS speichern
- Öffnen und Bearbeiten: Sie öffnen Ihre Dokumente bequem in Ihrem Office-Programm und können sie dort bearbeiten und als neue Version speichern
- Neu archivieren: Ihre Office-Dokumente können Sie auch ganz einfach als neue Datei im Archiv ablegen
Notizen in ecoDMS: Der digitale gelbe "Post-it"
Der digitale gelbe Klebezettel!
Den digitalen “gelben Klebezettel” können Sie für wichtige Notizen und Informationen direkt zu Ihren Dokumenten hinterlegen.
- Schnelle Information: wichtige Stichworte, Erinnerungen oder andere Kommentare können sie ganz einfach direkt zu Ihrem Dokument notieren
- Gemeinsame Nutzung: alle Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten zu diesem Dokument können diese Notizen sehen, bearbeiten, ergänzen und sogar löschen
- Volltextsuche: bei der Volltextsuche werden auch die Notizen automatisch mit einbezogen und sind so schnell wiederauffindbar
ecoMS PDF-Editor: Bearbeiten, Stempeln und Schwärzen von archivierten PDF`s
Der ecoDMS PDF Editor: bearbeiten, stempeln und schwärzen von archivierten PDF`s!
Der PDF Editor ist für alle archivierten PDF`s mit Dokumentenvorschau verfügbar, die auch zur weiteren Bearbeitung und Klassifizierung freigegeben sind.
- Annotationen: Sie können Ihrem PDF Kommentare, Bilder, Textmarker, Zeit- oder Benutzerinformationen hinzufügen
- Digitale Stempel: z.B. für Prüf- oder Eingangsvermerke können Sie individuelle Stempel erstellen
- Versionierung: Jede getätigte Änderung wird als eine neue Version gespeichert. Das Originaldokument bleibt dabei erhalten
- Textmarkierungen: in verschiedenen Farben können Sie Textstellen markieren und Notizen hinzufügen
- Prüfberichte: auf Basis der gemachten Markierungen und Notizen können Sie PDF-Berichte erstellen
- Suche und Export: finden und exportieren Sie Ihre Dokumente schnell anhand der Markierungen und Notizen
PDF/A-Drucker: Archivierung aus Drittanwendungen
Schnell und einfach archivieren Sie Ihre Dokumente aus beliebigen Programmen mit dem virtuellen PDF/A-Drucker von ecoDMS!
- Schnelle und einfache Archivierung: Sie können aus jedem druckfähigen Programm Ihre Dokumente archivieren
- Langfristige Verfügbarkeit: archivieren Sie Ihre Dokumente langfristig im zukunftssicheren PDF/A-Format
- Automatische Klassifizierung: mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen ordnen Sie Ihre Dokumente automatisch im Archiv zu
- Manuelle Klassifizierung: Sie behalten die Kontrolle, in dem Sie Ihre Dokumente manuell und nach Ihren individuellen Bedürfnissen klassifizieren
Der PDF/A-Drucker ermöglicht über die Druckfunktion eines Programms z.B. die Archivierung von
- Geschäftsbriefen aus Textverarbeitungsprogrammen
- Rechnungen aus der Buchhaltungssoftware
- technischen Zeichnungen aus CAD-Programmen
- Inhalten von Webseiten
Snapshot 2 Archive: Bildschirmfotos archivieren
Erstellte Bildschirmfotos einfach archivieren!
- Über die Funktion “Snapshot to Archive” können Sie Bildschirmfotos erstellen und sofort in ecoDMS archivieren.
- Diese Funktion ist auch im Connection Manager eingebaut und kann von da aus per eigens festgelegtem Tastenkürzel aufgerufen werden.
- Diese Snapshot`s können für beliebige Bereich des Bildschirms erstellt werden.
- Bei der Archivierung wird das erstellte Bild als durchbares PDF abgelegt.
Suche, Filter, Favoriten und Volltexterkennung (OCR)
ecoDMS Suche, Filter und Favoriten: damit finden Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen!
Dokumente schnell und einfach finden mit der intelligenten Such- und Filterfunktion von ecoDMS!
- Automatische Volltexterkennung (OCR – durchsuchbare Dokumente): der Text Ihrer Dokumente werden von ecoDMS automatische durchsucht und indiziert, so dass Sie diese ganz einfach per Suchbegriff finden können
- Schnelle Volltextsuche: finden Sie Ihre Dokumente blitzschnell nach Klassifizierungsattributen, Notizen, Inhalten und Metadaten
- Erweitere Suche: mit zahlreichen Filtern und Operatoren können Sie Ihre Suche gezielt verfeinern
- Favoriten: wiederkehrende Suchanfragen können Sie für den schnelleren Zugriff speichern
- Vorgefertigte Suchen: auch anhand des Datums (z.B. heute, letzte Woche, dieses Jahr) können Sie Ihre Dokumente schnell finden
- Globale Favoriten: Sie können Ihre Suchanfragen auch mit anderen Benutzern und Gruppen teilen
Versionsverwaltung für Dokumente
Behalten Sie stets den Überblick über die Änderungen Ihrer Dokumente!
- Versionierung: Sie können beliebig viele Versionen Ihres Dokuments archivieren
- Originaldatei und PDF: Sie speichern sowohl die Originaldatei, als auch das von ecoDMS erzeugte PDF (Office Plugin)
- Versionshinweise: optional können Sie zu jeder Version einen Kommentar hinzufügen
- Benutzerfreundliche Verwaltung: sämtliche Versionen können Sie einfach und intuitiv verwalten
- Integration mit Office-Plugin: profitieren Sie von einer nahtlosen Integration mit den ecoDMS Office-Plugins
- Transparenz: über alle gemachten Änderungen an Ihren Dokumenten behalten Sie stets den Überblick
- Nachvollziehbarkeit: Sie können den Änderungsprozess Ihres Dokuments genau nachverfolgen
Webclient für Smartphone, Tablet und PC
Webclient
Über den Internetbrowser können Sie mit dem Webclient unabhängig von der Plattform und dem Standort am PC, Laptop, Smartphone oder Tablet auf ecoDMS zugreifen. Die Aktivierung dieser Webfunktion erfolgt vom zuständigen ecoDMS Administrator in den Einstellungen des DMS. Der Webclient kann sowohl über das interne Netzwerk, als auch bei Bedarf von außen (externer Fernzugriff) erreicht werden.
Online-Funktionen im Überblick
- Dokumente archivieren
- Vorschaufenster (PDF)
- Dokumente herunterladen
- Dokumente klassifizieren und berechtigen
- Notizen erstellen, bearbeiten und löschen
- Versionen hinzufügen und herunterladen
- Suchfunktionen, Filter und Favoriten
- Inbox: gescannte Dokumente abrufen
- Inbox: Dokumente hochladen
- Inbox: Dokumente klassifizieren und archivieren
- Papierkorb: Dokumente verschieben und wiederherstellen
Blitzschnelles Digitalisieren und Archivieren sogar im Home-Office
Dank morderner Technik in der Software (Client-Server-System) kann auch eine sichere, schnelle und einfache Einbindung von ecoDMS in Ihrem Home-Office erfolgen. Mit nur wenigen Mausklicks ist ecoDMS im Home-Office via Fernzugriff auf das Dokumenten-Management-System aktiviert.
Bildschirmansichten | Screenshots
Revisionssicherheit und rechtliche Vorgaben
Die Revisionssicherheit sowie die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie GoBD und DSGVO sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit ist die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten, da dies sowohl für interne Abläufe, als auch für die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern von zentraler Bedeutung ist.
Daher ist ecoDMS die perfekte Lösung für Unternehmen und Privatleute, die eine sichere, zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung für die Dokumentenverwaltung benötigen und dabei aber gleichzeitig sicherstellen wollen, dass sie die rechtlichen Vorgaben erfüllen.
- Unter Verwendung modernster Technologien stellt ecoDMS sicher, dass alle Dokumente revisionssicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
- Die Anforderungen der GoBD werden erfüllt, indem das Dokumenten-Management-System dafür sorgt, dass alle Dokumente in der originalen Form und mit allen erforderlichen Metadaten aufbewahrt werden.
- Darüber hinaus bietet die Software Funktionen, die die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften gewährleistet (ecoDMS macht es möglich, personenbezogene Daten sicher zu archivieren. Die Daten werden in einem zentralen Archive gespeichert und mit einer rollenbasierten Zugriffskontrolle geschützt. So ist sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer auf die Dokumente zugreifen können.
- Die Löschung von Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden von ecoDMS ebenfalls unterstützt.
Die ecoDMS “Editionen” im Überblick
Business Edition
- lizenzierte Vollversion sowohl für die gewerbeliche, als auch die private Nutzung
- beliebige Anzahl gleichzeitiger Verbindungen möglich
Private Edition
- lizenzierte Vollversion ganz exklusiv für Privatkunden
- die gewerbliche Nutzung ist nicht gestattet
- max. 2 gleichzeitige Verbindungen möglich
- eine Umwandlung in die Business Edition ist nicht möglich
Demoversion
- die Demoversion ist für den privaten und gewerblichen Testeinsatz
- hier sind max. 3 gleichzeitige Verbindungen möglich
- der Zeitraum für die Testversion geht 30 Tage
- die Demoversion kann durch Einspielen einer Lizenz in die Vollversion umgewandelt werden, ohne dass eine Neuinstallation notwendig ist