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ecoDMS - Dokumentenmanagement-System

Das schlauste DMS aller Zeiten!

Dokumente einfach archivieren und effizient verwalten

Eine Lizenz kaufen ist das Eine, aber ein vollständiges und schlüssiges Konzept erstellen das Andere. Gern erstellen wir gemeinsam mit Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Konzept und planen die Umsetzung.

Clever sein und mit ecoDMS Ihre Dokumente verwalten

Was ist ecoDMS?

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ermöglicht es Unternehmen und Privatpersonen alle Ihre Dokumente einfach und effizient zu verwalten.

Mit ecoDMS können Sie Ihre Dokumente:

digitalisieren

verwalten

archivieren

suchen

klassifizieren

teilen

Die benutzerfreundliche Oberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen. Dank einer zentralen Sammelstelle wird die Verwaltung Ihrer Dokumente zum Kinderspiel.

Mit Hilfe der automatischen Texterkennung (OCR) und intelligenter Volltextsuchefinden Sie in Sekundenschnelle jedes Dokument wieder. Es ist völlig egal, ob Sie nach Datum, Name oder bestimmten Inhalten suchen: bei der Volltextsuche werden alle Dokumente durchgeforstet und die gewünschten Dokumente sofort geliefert. Noch nie war es so einfach, so schnell Informationen und Dokumente zu wiederzufinden.

Mit dieser Software haben Sie einen grenzenlosen Dokumentenzugriff von jedem Gerät aus. Entweder nutzen Sie die Desktop-Anwendung oder den Webclient, um jederzeit und von überall aus auf Ihre wichtigen Dokumente zuzugreifen. Egal wo Sie gerade sind, ob im Büro, zu Hause oder auf sich auf Reisen befinden.

Ordnung
& Struktur

Für wen ist ecoDMS?

Für Unternehmen

ecoDMS ist für Unternehmen eine unverzichtbare Lösung zur Optimierung der Arbeitsprozesse. Sie bietet zahlreiche Vorteile wie z. B. die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriftenwie der GoBD und der DSGVO. Auch ein wichtiger Vorteil ist die Verbesserung der Datenintegrität und Nachvollziehbarkeit sowie die Möglichkeit, Dokumente einfach und vor allem schnell zu finden. Durch eine zentrale Archivierung aller Dokumente und der digitalen Dokumentenverwaltung sparen Sie Zeit und Kosten, die Ihre Mitarbeiter sinnvoll für andere wichtige Aufgaben verwenden können.

Für Privatleute

Für Privatleute bietet ecoDMS eine übersichtliche und sichere Verwaltung wichtiger Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, Verträge, Urkunden, Zeugnisse, Versicherungspolicen, Fotos und vieles mehr.

Für jeden Anspruch und jede Branche

Das unverzichtbare Werkzeug für Jedermann!

Als die führende Dokumenten-Management-Software kann ecoDMS in jeder Branche und im Privathaushalt eingesetzt werden. Ganz gleich, ob Sie im Handel, im Gesundheitswesen, in der Industrie oder einer anderen Branche tätig sind, ecoDMS ist eine umfassende Lösung, mit der Sie alle Dokumente sicher, strukturiert und leicht zugänglich halten können.

In der Finanzbranche kann ecoDMS zum Beispiel helfen, die Compliance-Anforderungen einzuhalten und vertrauliche Informationen sicher abzuspeichern. Im Gesundheitswesen kann das DMS dazu beitragen, besser auf wichtige Patientendaten zuzugreifen, dabei aber trotzdem die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten.

In der Bildungsbranche unterstützt die Software Lehrer dabei, Lernmaterialien einfach zu speichern und zu teilen. In der Rechtsbranche wiederrum ist ecoDMS ideal zum effektiven Organisieren und Durchsuchen unzählig vieler Dokumente.

Als Privatperson können Sie mit ecoDMS alle Ihre wichtigen Dokumente (z. B. Rechnungen, Verträge, Urkunden, Steuerunteralgen etc.) sicher und übersichtlich aufbewahren.

ecoDMS – das Must-have für: Versicherungen, Schulen und Universitäten, Handwerker und Werkstätten, Land-, Agrar- und Forstwirtschaft, Logistik- und Speditionsfirmen, Immobilienwirtschaft und Hausverwaltung, Banken, Finanz- und Inkassounternehmen, Bäckerei und Fleischereibetriebe, Mediziner, Krankenhäuser und Apotheker sowie natürlich für jeden privaten Haushalt.

Mehr Zeit für das Wesentliche!

einfach | effizient | schnell

ecoDMS - für jedes Gerät (Desktop, Tablet, Mobil)

Egal, welches Format Ihre Dokumente haben – ob PDF, Word oder Excel, ob Präsentationen, Zeichnungen oder Bilder. ecoDMS ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente einfach zu organisieren und archivieren. So bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente, sortieren nach Kategorien, Datum oder ganz individuellen Schlagworten, um stets den Überblick zu behalten.

Selbst codierte X-Rechnungen lassen sich ohne Probleme speichern. Von der nahtlosen Verarbeitung eingescannter Posteingänge bis hin zur reibungslosen Archivierung digitaler Dateien und E-Mails – mit ecoDMS erhalten Sie einfach die absolut perfekte Lösung zur Archivierung all Ihrer Unterlagen.

Mit ecoDMS
ist alles
am rechten
Platz!

Automatisierung Ihrer Ablageprozesse

Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung mit ecoDMS und dem Vorlagen Designer und erleichtern sich so die Verwaltung Ihrer Dokumente. Die intelligenten Klassifizierungsvorlagen ermöglichen Ihnen eine automatische Kategorisierung und Ablage von Dokumenten wie z. B. Rechnungen, Verträgen und vieles mehr.

Mit dem integrierten Vorlagen Designer können Sie ohne Programmierkenntnisse zu besitzen ganz einfach Ihre eigenen Vorlagen erstellen. Erkannt werden die Merkmale auf Basis der von Ihnen vordefinierten Schlagwörter, Barcodes, Layouts oder bestimmten Markierungen. Die von Ihnen erstellten Klassifizierungsvorlagen werden in ecoDMS abgespeichert und können dann für die automatische Archivierung verwendet werden.

Grafische Darstellung einer Rechnung

Intelligente Suche und automatische Texterkennung

Grafische Darstellung der ecoDMS Dokumentensuche

Dank der intelligenten Volltextsuche können Sie Ihre Dokumente schnell finden, in dem Sie einfach nach bestimmten Textinhalten suchen. Ähnlich wie bei einer Google-Suche findet ecoDMS im Handumdrehen Ihre archivierten Dokumente wieder.

Selbst in Bildern wird mit der automatischen Texterkennung (OCR) Text erkannt. Wenn Sie wiederholte Suchvorgänge haben, können Sie diese bequem als Favoriten abspeichern. Gespeicherte Klassifizierungsinformationen, Metadaten und Notizen können ebenfalls bei der Recherche mit einbezogen werden. So sparen Sie unendlich viel Zeit und profitieren von den leistungsstarken Suchfunktionen.

Noch mehr Effizienz mit Erweiterungen und Integrationen

PDF/A-Drucker:
Archivieren Sie Ihre Dokumente im PDF/A-Format aus jeder druckfähigen Anwendung.

Plugins für Office-Programme:
Sie können Ihre Dokumente direkt aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice in ecoDMS abspeichern. Diese Dateien werden im PDF/A-Format und im Originalformat gespeichert, wodurch Sie im Bedarfsfalle Änderungen vornehmen und eine neue Version abspeichern können.

E-Mail-Archivierung:
Sie können Ihre E-Mails mit deren Anhängen direkt aus Outlook und Thunderbird archivieren.

Grafische Darstellung von Plugins für Office-Programme

Mit System von vorn bis hinten!

Funktionsumfang

Aktivitäten und Historie

ecoDMS dokumentiert sämtliche Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten. Zusätzlich werden sämtliche Benutzeraktionen wie z. B. das Öffnen, Versenden, Exportieren etc. vom Dokument festgehalten.
Somit werden alle getätigten Verarbeitungs- und Archivierungsschritte jederzeit nachvollziehbar. Dabei wird jedes Ereignis mit Datum, Uhrzeit und Benutzername genau protokolliert.

ACHTUNG: Um den Datenschutz zu gewährleisten, ist diese Funktion natürlich nur mit den entsprechenden Berechtigungen für den einzelnen Benutzer sichtbar.

Archivierung aller Dokumente

Maßgeschneiderte Archivierungsmethoden für jede Datei

Von der Posteingangsbearbeitung Ihrer eingescannten Dokumente bis hin zur schnellen Ablage digitaler Dateien und E-Mails, mit ecoDMS ist alles möglich. Verschiedene Funktionen zur Dokumentenarchivierung werden hierfüg angeboten:

  • ecoDMS Client
  • ecoDMS Webclient (für Internetbrowser am PC, Laptop, Smartphone, Tablet…)
  • Side Panel
  • Drag & Drop
  • Snapshot
  • Plugins für Office- und E-Mail-Programme
  • PDF/A-Drucker
  • Scanvorgang (Inbox in ecoDMS / Scaninput-Ordner)
  • usw.

Archivieren nahezu aller Dokumente in ecoDMS

Die Möglichkeiten der Archivierung beliebiger Dokumente und Dateien sind quasi endlos:

  • PDF`s
  • E-Mails
  • Office-Dateien
  • Bilder
  • Musik
  • Verträge
  • Rechnungen
  • X-Rechnungen
  • Kontoauszüge
  • Lieferscheine
  • TXT-Dateien
  • Zeichnungen
  • uvm.

Archivieren von X-Rechnungen als PDF mit Volltexterkennung

  • ecoDMS erkennt, konvertiert und archiviert Ihre X-Rechnungen
  • “X-Rechnung” steht für “XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell”
  • die Daten werden strukturiert, so dass sie maschinenlesbar sind
  • das DMS wandelt die codierte Rechnung bei der Archivierung im Hintergrund automatisch in ein lesbares PDF um
  • Klassifizierungsvorlagen von ecoDMS können auf diese Rechnungen angewendet werden, so dass man zusätzlich von der automatischen Zuordnung und Ablage im Archiv profitiert

Automatisierung von Ablageprozessen

Mit Klassifizierungsvorlagen automatisch klassifizieren und archivieren

Die Klassifizierungsvorlagen ermöglichen eine automatische Erkennung und Ablage Ihrer Dokumente. Diese können über den integrierten Vorlagen Designer von ecoDMS individuell erstellt werden.
Anhand bestimmter Merkmale können eigehende Dokumente automatisch zugeordnet und bei Bedarf ohne das weitere Zutun durch den Benutzer in einem Dunkelprozess archiviert werden. Auf Basis von vordefinierten Schlagwörtern, Barcodes, Layouts oder Markierungen, die mittels Vorlagen Designerin Klassifizierungsvorlagen hinterlegt wurden, erfolgt die Erkennung der Merkmale.
Gelangt ein zur Vorlage passendes Dokument das Archiv, sucht der Vorlagen Designer automatisch nach der passenden Klassifizierungsvorlage und führt die hinterlegten Prozesse aus.

Info: Für diese Funktion ist eine Lizenz der coDMS Vollversion erforderlich. In der Demoversion kann sie aber trotzdem mit getestet werden. Sofern noch keine Vorlage existiert, kann in der Free4Three Edition max. eine Klassifizierungsvorlage gespeichert werden. Bestehende Vorlagen aus der Demoversion bleiben dann auch in der Free4Three Edition weiter bestehen, können jedoch nicht mit weiteren Vorlagen ergänzt werden.

Klassifizierungsvorlagen ganz einfach und benutzerfreundlich einrichten

  • Einfache Vorlagen:
    Auf Basis des Inhalts können Dokumente automatisch von ecoDMS klassifiziert werden. Hierzu müssen Sie in ecoDMS die notwendigen Schlagwörter, die im Dokumente vorkommen müssen, hinterlegen. Die Eingabe der Betriffe erfolgft über den Vorlagen Designer. Wenn Sie dann ein Dokument, welches den hinterlegten Kriterien entspricht, archiviert, füllt ecoDMS die Klassifizierungsattribute gemäß der gespeicherten Vorgaben automatisch aus.
  • Formular Vorlagen:
    Der Inhalt bestimmter Positionen Ihres Dokuments (ein- oder mehrseitig) kann für die Klassifizierung automatisch übernommen werden. Hierbei werden z. B. die Rechnungsnummer, das Datum, der Rechnungsbetrag oder der passende Zielordner von ecoDMS ermittelt und die erkannten Werte werden in den Klassifizierungsdialog geschrieben.

Automatische Archivierung (im Dunkelprozess)

Sie können die Klassifizierungsvorlagen so einrichten, dass die Dokumente bei Erkennen voll automatisch archiviert werden. Hierzu sind vom Benutzer keinerlei Handlungen erforderlich.
Dies funktioniert ausschließlich mit Dokumenten, die über den Scaninput-Ordner abgerufen und vom Vorlagen Designer erfolgreich erkannt werden.

2D-Barcodes (z. B. für Lieferscheine)

Hier werden vom Vorlagen Designer eine Vielzahl von Funktionen angeboten.

Beim Erstellen und Speichern einer Vorlage wird z. B. auch automatisch ein 2D-Barcode erzeugt. In diesem wird der Name der Vorlage gespeichert und bei Erkennen entsprechend aufgerufen. In den meisten Fällen werden Barcodes für Dokumenten-Rückläufer genutzt, also solche, die im eigenen Unternehmen erstellt werden und dann unterschrieben wieder zurückkommen (Lieferscheine o.ä.). Die Barcodes werden beim Scanvorgang über den Scaninput-Ordner ausgelesen.

Benutzer- und Gruppenverwaltung

Mit einer professionellen Benutzer- und Gruppenverwaltung ermöglichen Sie den sicheren Zugriff auf ecoDMS, dessen Funktionen auf archivierte Dateien.

In ecoDMS können Sie beliebig viele Benutzer anlegen. Diese können dann in Gruppen aufgeteilt werden, wobei aber z.B. ein Benutzer auch in mehrere Gruppen eingefügt werden kann. So können Sie beispielsweise ganze Firmenabteilungen wie die Buchhaltung, Geschäftsführung, der Vertrieb, das Sekretariat, der Außendienst usw. abbilden.

Bestimmte Funktionen für Benutzer freigeben

Der ecoDMS-Admin kann bestimmen, welche Funktionen für die einzelnen Benutzer zur Verfügung stehen sollen. Nachfolgend aufgeführte Systemberechtigungen können hierbei vergeben werden:

Der Benutzer darf …

  • das System administrieren
  • Dokumente archivieren und klassifizieren
  • die Versionsverwaltung verwenden
  • die Inbox verwenden
  • Dokumentenaktivitäten ansehen
  • neue Ordner anlegen
  • alle Dokumente unabhängig von deren Berechtigung sehen
  • den Webclient verwenden
  • die Vorlagenverwaltung nutzen
  • Dokumente löschen

Ordner- und Dokumentenberechtigungen

Mit der Vergabe von bestimmten Zugriffsrechten für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner können Sie sicherstellen, dass diese nur von den entsprechend autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden. Somit bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

LDAP / Active Directory

Innerhalb der ecoDMS-Vollversion können optional die Benutzer auch aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpft werden. Die Kombination aus Active Directory, LDAP und ecoDMS macht eine komfortable und einheitliche Verwaltung der ecoDMS und LDAP-Benutzer möglich.
Die für ecoDMS notwendigen Systemberechtigungen für die Benutzer können über das LDAP Menü zentral verwaltet werden. Über das Menü LDAP/AD können Sie nach Mitgliedern/Benutzern einer AD/LDAP Gruppe filtern und diesen einheitliche Berechtigungen erteilen.

Clipboard

Mit einer professionellen Benutzer- und Gruppenverwaltung ermöglichen Sie den sicheren Zugruff auf ecoDMS, dessen Funktionen auf archivierte Dateien.

In ecoDMS können Sie beliebig viele Benutzer anlegen. Diese können dann in Gruppen aufgeteilt werden, wobei aber z.B. ein Benutzer auch in mehrere Gruppen eingefügt werden kann. So können Sie beispielsweise ganze Firmenabteilungen wie die Buchhaltung, Geschäftsführung, der Vertrieb, das Sekretariat, der Außendienst usw. abbilden.

Bestimmte Funktionen für Benutzer freigeben

Der ecoDMS-Admin kann bestimmen, welche Funktionen für die einzelnen Benutzer zur Verfügung stehen sollen. Nachfolgend aufgeführte Systemberechtigungen können hierbei vergeben werden:

Der Benutzer darf …

  • das System administrieren
  • Dokumente archivieren und klassifizieren
  • die Versionsverwaltung verwenden
  • die Inbox verwenden
  • Dokumentenaktivitäten ansehen
  • neue Ordner anlegen
  • alle Dokumente unabhängig von deren Berechtigung sehen
  • den Webclient verwenden
  • die Vorlagenverwaltung nutzen
  • Dokumente löschen

Ordner- und Dokumentenberechtigungen

Mit der Vergabe von bestimmten Zugriffsrechten für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner können Sie sicherstellen, dass diese nur von den entsprechend autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden. Somit bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

LDAP / Active Directory

Innerhalb der ecoDMS-Vollversion können optional die Benutzer auch aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpft werden. Die Kombination aus Active Directory, LDAP und ecoDMS macht eine komfortable und einheitliche Verwaltung der ecoDMS und LDAP-Benutzer möglich.
Die für ecoDMS notwendigen Systemberechtigungen für die Benutzer können über das LDAP Menü zentral verwaltet werden. Über das Menü LDAP/AD können Sie nach Mitgliedern/Benutzern einer AD/LDAP Gruppe filtern und diesen einheitliche Berechtigungen erteilen.

Connection Manager

Der Connection Manager ist am Computer dafür zuständig, die Verbindung zum ecoDMS herzustellen. Im Connection Manager können mehrere und individuelle Profile angelegten und verbunden werden. Dies ermöglicht ein gleichzeitiges und mandantenfähiges Arbeiten mit der Software.

Die Basis für weitere DMS-Funktionen

Über den Connection Manager können zusätzlich verschiedene DMS-Funktionen aktiviert werden. Hierzu zählen z. B.:

  • Snapshot 2 Archive
  • Sidepanel
  • Videochat (ecoWORKZ)
  • Shortcut-Suche

Datenexport-Plugin und Offline Client

Dokumente anschauen, herunterlagen und per E-Mail versenden

Ihre archivierten Dokumente können Sie aus ecoDMS heraus öffnen, herunterlagen (exportieren), per E-Mail versenden und auch auf einen beliebigen Datenträger kopieren. Die Vollversion beinhaltet zusätzlich ein Datenexport-Plugin mit Offline Client.

  • einfacher Download / Export um die Dokumente auf dem Dateisystem oder einem anderen Datenträger zu speichern oder zu öffnen
  • Dokumente direkt aus ecoDMS heraus öffnen
  • Dokumente im Vorschaufenster von ecoDMS ansehen (PDF) – Vollversion + Demoversion
  • Dokumente per Datenexport Plugin mit allen Klassifizierungen und Versionen herunterladen – Vollversion + Demoversion
  • Dokumente direkt aus ecoDMS heraus per E-Mail versenden

Dokumentenvorschau in ecoDMS

Innerhalb der Vollversion + Demoversion zeigt ecoDMS die Vorschau für ein- und mehrseitige PDF-Dateien direkt in der Oberfläche an. Hier stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Kartenansicht – Vorschau innerhalb einer Kachel
  • Vorschau in einem separaten Vorschaufenster
  • Vorschau bei der Klassifizierung

Neben der eigentlichen Dokumentenansicht verfügt das integrierte Vorschaufenster auch über weitere praktische Funktionen. Beispiel: Wenn die Volltextsuche in ecoDMS ausgeführt wird, können die daraus erkannten Textstellen im Vorschaufenster entsprechend farblich hervorgehoben werden. Kommt der Begriff innerhalb eines Dokumentsmehrfals vor, zeigt ecoDMS außerdem im Vorschaufenster eine Übersicht zu den gefundenen Textstellen an. Per Mausklick können Sie dann zu den gewünschten Textpassagen gelangen.

Sichtbare Dokumente: ecoDMS legt die archivierten Daten im Originalformat ab. Hierbei wandelt ecoDMS standardmäßig JPG, PNG, TIFF und nicht lesbare PDF-Dateien im Hintergrund zusätzlich in eine durchsuchbare PDF-Datei um. Dadurch können nahezu alle gängigen Dokumente in der Vorschau angesehen werden.

Datenexport mit Offline Client für Windows

  • mit dem in ecoDMS fest integrierten Datenexport-Plugin können ausgewählte Dokumente mit ihren Klassifizierungattributen + Versionen exportiert und auf einem beliebigen Datenträger gespeichert werden
  • beim Datenexport wird automatisch ein Offline Reader gespeichert, der unter Windows verwendet werden kann und über einfache Standard-Suchfunktionen verfügt (Volltextsuche, Status, Ordner) – dieser Client benötigt keinen Zugriff auf den ecoDMS-Server
  • der beim Export erstellte Ordner kann vollständig auf einen beliebigen Datenträger kopiert werden, so dass externe Zugriffe ohne Login und ohne ecoDMS-Installation auf die exportierten Dokumente möglich ist

INFORMATION: Diese Funktion ist nur in der ecoDMS Vollversion vorhanden, kann aber innerhalb der Demoverions getestet werden. In der Free4Three Version ist die Funktion nicht vorhanden. Der Offline Reader ist nur für Windows verfügbar.

Globale Dateinamen für den Export und den Versand vergeben

Der Versand von E-Mails und der Export von Dokumenten bekommt mit den Dokumenten-Einstellungen im Administrationsbereich von ecoDMS ganz neue Möglichkeiten:

  • auf Grundlage der Klassifizierungsattribute, Datums- und Versionsinformationen können Dateinamen von Dokumenten standardmäßig definiert werden
  • Adminstratoren können globale Dateinamen vergeben, die ecoDMS dann automatisch auf Basis der gesetzten Informationen verwendet
  • der Dateiname kann z. B. das Archivierungsdatum, die Dokumentenart, den Ordnernamen, die DocID sowie einen eigens erstellten Text beinhalten
  • mögliches Beispiel hierfür: “598621-Rechnungseingang-Lieferanten-0007-Mustertext.pdf”
  • diese Einstellungen können für herkömmliche Dokumente und für Dokumente mit Versionen konfiguriert werden
  • beim Export, E-Mailversand oder Download eines Dokuments bzw. einer Dokumentenversion wird der Dateiname mit diesen definierten Einstellungen generiert

Datensicherung und Wiederherstellung

Mit ecoDMS haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Sicherung und Wiederherstellung von Dokumenten und Einstellungen. Sie können die Datensicherung manuell oder voll automatisch vom System erstellen lassen. Je nach Betriebssystem und eigener Notwendigkeit stehen individuelle Backup-Funktionen zur Auswahl:

  • Sicherung mit ein paar Klicks über die Einstellungen
  • Sicherung Wiederherstellung via oneClick Backup Software von ecoDMS
  • Konsolen Programme für Windows und Linux

Automatische Sicherung

Im Einstellungsdialog können Sie automatisierte und zeitgesteuerte Datensicherungen einrichten. ecoDMS führt das Backup dann zum gewünschten Zeitpunkt selbstständig aus. Die Datensicherung können Sie nach Belieben konfigurieren: z. B. eine vollständige Sicherung der gesamten Datenbank oder der Container. Alternativ hierzu ist auch eine schrittweise Durchführung des Backups möglich (inkrementelle Datensicherung). In dem Fall wird das bestehende Backup im gewählten Rhythmus mit den gemachten Änderungen und Neuerungen ergänzt.

oneClick Backup (mit Software)

Ein fester Bestandteil des ecoDMS Servers ist die Software “ecoDMS oneClick Backup”. Via Mausklick können Sie hierüber manuell ein vollständiges Backup der gesamten Datenbank und der Container erstellen.
Dabei wird die gesamte ecoDMS Datenbank inkl. sämtlicher Dokumente, Strukturen, Einstellungen, Benutzer, Attribute etc. als ZIP-Datei gesichert.
Die erzeugte Backup-Datei (.zip) können Sie bei Bedarf für die Datenwiederherstellung verwenden. Die Wiederherstellung ist dann ebenfalls über die Software “ecoDMS oneClick Backup” möglich.

Dokumente löschen

Um den gesetzlichen Anforderungen zum Thema “Datenschutz” und “GoBD” gerecht zu werden, beinhaltet ecoDMS ein mehrstufiges Löschkonzept. Mit diesem können archivierte Dokumente und angelegte Benutzer bei Bedarf gelöscht werden.
Die zu löschenden Dokumente werden hierbei zunächst einmal in einen virtuellen Papierkorb von ecoDMS verschoben. Unter Einhaltung der ggf. hinterlegten und zu wahrenden Aufbewahrungsfristen dürfen entsprechend autorisierte Benutzer diese Dokumente dann endgültig löschen. Für diesen Löschvorgang ist die Erstellung eines Löschprotokolls erforderlich.

Papierkorb: Vollversion, Demoversion. Free4Three
Löschfunktion: Für diese Funktion muss mindestens 1 Lizenz der ecoDMS Vollversion vorhanden sein. Innerhalb der Demoversion kann sie aber getestet werden. In der Free4Three Version ist diese Funktion nicht vorhanden.

Dokumente scannen (Inbox)

Um den gesetzlichen Anforderungen zum Thema “Datenschutz” und “GoBD” gerecht zu werden, beinhaltet ecoDMS ein mehrstufiges Löschkonzept. Mit diesem können archivierte Dokumente und angelegte Benutzer bei Bedarf gelöscht werden.
Die zu löschenden Dokumente werden hierbei zunächst einmal in einen virtuellen Papierkorb von ecoDMS verschoben. Unter Einhaltung der ggf. hinterlegten und zu wahrenden Aufbewahrungsfristen dürfen entsprechend autorisierte Benutzer diese Dokumente dann endgültig löschen. Für diesen Löschvorgang ist die Erstellung eines Löschprotokolls erforderlich.

Papierkorb: Vollversion, Demoversion. Free4Three
Löschfunktion: Für diese Funktion muss mindestens 1 Lizenz der ecoDMS Vollversion vorhanden sein. Innerhalb der Demoversion kann sie aber getestet werden. In der Free4Three Version ist diese Funktion nicht vorhanden.